Politique de confidentialité

Politique de confidentialité

Portée – La présente politique de confidentialité s’applique de manière générale aux données personnelles reçues par TransPerfect quel qu’en soit le format. TransPerfect s’assurera que toutes les données mondiales gérées par ses bureaux soient conformes à la présente politique de confidentialité. Les détails relatifs à la façon dont nous traitons vos données personnelles dépendront cependant de votre identité et de notre relation d’affaires. Afin d’obtenir de plus amples informations sur nos pratiques de confidentialité s’agissant de vos données personnelles, nous vous prions donc de bien vouloir sélectionner l’une des catégories suivantes de personnes concernées ainsi que sa politique de confidentialité correspondante :

  • Si vous êtes un client, y compris un utilisateur de l’une des plateformes technologiques de TransPerfect, cliquez ici.
  • Si vous êtes un prestataire, cliquez ici.
  • Si vous êtes un employé, cliquez ici.
  • Si vous êtes un demandeur d’emploi, cliquez ici.

Qui sommes-nous ?

TransPerfect Global, Inc., ses sociétés affiliées et filiales (collectivement, « TransPerfect ») pourront agir en qualité de « responsable du traitement des données » de vos données personnelles, ce qui signifie que TransPerfect a le contrôle de vos données personnelles et pourra les utiliser à diverses fins, notamment l’envoi de vos informations à des « sous-traitants de données » avec lesquels elle collabore. Par ailleurs, selon votre identité et notre relation d’affaires, TransPerfect pourra également agir en qualité de « sous-traitant » ou de « sous-traitant ultérieur » de vos données personnelles.

Données personnelles : qu’est-ce que c’est ?

Les données personnelles concernent une personne physique pouvant identifiée à partir de ces données. L’identification peut se faire par l’information seule ou en conjonction avec toute autre information en possession, ou susceptible d’entrer en possession, du responsable du traitement des données. Le traitement des données personnelles des citoyens ou résidents européens (« Données personnelles de l’UE ») est régi par le Règlement général sur la protection des données de l’UE (ci-après dénommé « RGPD »).

Comment traitons-nous vos données personnelles ?

TransPerfect s’acquitte de ses obligations en vertu du RGPD en tenant à jour les données personnelles, en les conservant et en les détruisant de façon sécuritaire, en ne recueillant pas ou en ne conservant pas des quantités excessives de données, en protégeant les données personnelles contre la perte, l’utilisation abusive, l’accès non autorisé et la divulgation, et en s’assurant que des mesures techniques appropriées sont en place pour protéger les données personnelles.

Les données personnelles que vous fournissez (ou avez fournies par le passé) à TransPerfect pourront être stockées dans le centre de données américain de TransPerfect. Pour davantage d’informations sur les lieux de stockage et les finalités du traitement de vos données personnelles, veuillez cliquer sur le lien correspondant à la section « Portée ».

Pourquoi recueillons-nous vos données personnelles ?

Pour davantage d’informations sur les finalités du traitement de vos données personnelles, veuillez cliquer sur le lien correspondant à la section « Portée ».

Quelle est la base juridique du traitement de vos données personnelles ? 

Pour davantage d’informations sur les bases juridiques du traitement de vos données personnelles, veuillez cliquer sur le lien correspondant à la section « Portée ».

Traitement ultérieur

Si nous souhaitons utiliser vos données personnelles à une nouvelle finalité non couverte par une politique existante de confidentialité des données, nous vous fournirons un nouvel avis expliquant cette nouvelle utilisation avant de commencer le traitement, et préciserons les finalités et conditions de celui-ci. Le cas échéant, nous solliciterons votre consentement préalable au nouveau traitement.

Partage de vos données personnelles

Pour davantage d’informations sur les tiers à qui nous pourrions communiquer vos données personnelles, veuillez cliquer sur le lien correspondant à la section « Portée ».

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous ne conserverons vos données personnelles que pendant la durée raisonnablement nécessaire à notre relation commerciale en cours, à des fins de tenue de dossiers et en cas de revendications juridiques ou de réclamations.

Transferts ultérieurs et transfert des données à l’étranger

Dans le cadre de ses efforts de respect de la confidentialité à l’échelle globale, TransPerfect a choisi d’appliquer les clauses contractuelles types de l’UE (sous-traitants) et les boucliers de protection des données concernant le transfert de données personnelles identifiables de l’Union européenne vers les États-Unis d’Amérique, notamment le respect des exigences en vigueur en vertu du Règlement général sur la protection des données (RGPD).

TransPerfect respecte ces normes Les cadres de protection de la confidentialité des données Europe-États-Unis et Suisse-États-Unis, tels qu’établis par le ministère américain du Commerce, concernant le recueil, l’utilisation et la conservation des informations personnelles transférées de l’Union européenne et de la Suisse vers les États-Unis, respectivement. TransPerfect a certifié au ministère du Commerce qu’elle adhérait aux principes du bouclier de protection des données. En cas de conflit entre les termes de la présente politique de confidentialité et les principes du bouclier de protection des données, les principes du bouclier de protection des données prévaudront. Pour en savoir plus sur le bouclier de protection des données et pour consulter notre certification, veuillez consulter le site Web https://privacyshield.gov/.

Le terme « traitement » des données personnelles inclut toute opération ou ensemble d’opérations effectué sur des données personnelles, tel que le recueil, le stockage, la récupération, la consultation, l’utilisation, la divulgation, la diffusion ou la mise à disposition de toute autre manière.

La présente politique de confidentialité est susceptible d’être modifiée de temps à autre en fonction des changements apportés aux Clauses contractuelles standard de l’UE et/ou aux cadres de protection de la confidentialité des données. Toute modification rendue nécessaire sera intégrée dans une mise à jour de la présente politique et diffusée.

Les pratiques en matière de confidentialité de TransPerfect sont auto-certifiées et reflètent les recommandations actuelles concernant la meilleure manière de se conformer à la confidentialité des données selon les orientations juridiques et réglementaires en vigueur.

Cookies et pratiques de confidentialité des sites Internet

Le site Internet de TransPerfect utilise des cookies, des pixels invisibles et d’autres technologies connexes. Les cookies sont de petits fichiers de données envoyés par notre plateforme et stockés sur votre appareil. Notre site utilise des cookies créés par nous ou par des tiers à diverses fins, notamment pour gérer et personnaliser le site Internet. Les cookies peuvent également être utilisés pour suivre la façon dont vous utilisez le site et cibler des publicités qui vous correspondent sur d’autres sites Internet.

TransPerfect ne recueille pas les données personnelles, noms ou adresses e-mail des clients qui consultent le site Internet de TransPerfect. En revanche, TransPerfect surveille les fournisseurs d’accès Internet qui ont accédé au site, ainsi que les statistiques indiquant le nombre de visites du site, les requêtes reçues et le pays d’origine de ces requêtes. Ces informations sont utilisées pour améliorer notre site et mieux servir nos clients, mais elles ne constituent pas des données personnelles.

Désinscription

Le fournisseur de cookies de TransPerfect est membre de l’Initiative de publicité en réseau (Network Advertising Initiative, NAI) et respecte les codes de conduite de la NAI. Vous pouvez utiliser l’outil de désinscription de la NAI ici, qui vous permettra de refuser de voir des publicités ciblées de notre part et d’autres entreprises membres approuvées par la NAI.

De plus, si vous souhaitez renoncer à recevoir des communications de notre part, veuillez vous rendre sur le Portail de désinscription de TransPerfect. En vous désinscrivant, vous ne serez plus en mesure de recevoir de communications ultérieures sur nos services et occasions d’affaires, ni d’accéder aux applications de la suite technologique de TransPerfect.

Vos droits concernant vos données personnelles

Si vous êtes citoyen ou résident de l’UE, vos droits dans le cadre du RGPD comprennent ce qui suit (sauf si vous faites l’objet d’une exemption) :

  • le droit de demander une copie des données personnelles que TransPerfect détient à votre sujet ;
  • le droit de demander à TransPerfect de corriger toute donnée personnelle si elle s’avère inexacte ou obsolète ;
  • le droit de demander que vos données personnelles soient effacées lorsqu’il n’est plus nécessaire pour TransPerfect de conserver ces données ;
  • le droit de retirer votre consentement au traitement à tout moment ;
  • le droit de demander à TransPerfect de vous fournir, en tant que personne concernée, vos données personnelles et, dans la mesure du possible, de transmettre ces données directement à un autre responsable du traitement des données ;
  • le droit, en cas de litige concernant l’exactitude ou le traitement de vos données personnelles, de demander une limitation du traitement ultérieur ;
  • le droit de déposer une plainte auprès des agences gouvernementales ou des autorités de protection des données comme prévu dans le RGPD.

Pour exercer vos droits de rectification, d’effacement, de portabilité, d’accès et/ou de limitation du traitement des données, veuillez envoyer un e-mail à privacyrequests@transperfect.com.

Avis – TransPerfect traite de manière confidentielle tous les documents que ses clients, prestataires et employées (collectivement, les « CVE » [Clients, Vendors, Employees]) lui envoient, conformément aux engagements de confidentialité en vigueur.  Les clauses de confidentialité sont obligatoires dans tous les contrats que nous établissons avec nos clients, prestataires et employés ; chaque entité distincte doit signer un accord de confidentialité avant de devenir une société affiliée ou de collaborer avec TransPerfect.  

Tous les e-mails envoyés à TransPerfect (à l’échelle mondiale) sont acheminés par le biais d’un filtre SPAM tiers (AppRiver), situé aux États-Unis. Cela signifie que tous les e-mails provenant de l’extérieur des États-Unis avec une destination finale autre que les États-Unis doivent passer par les États-Unis avant d’arriver à la destination souhaitée.

TransPerfect utilise un réseau de plus de 4 000 prestataires indépendants impliqués dans le processus de traduction. Dans le cadre de leur mission, ceux-ci peuvent recevoir le nom du client pour lequel ils travaillent, mais aucune donnée personnelle sur ce client, sauf dans le cas où ses coordonnées sont nécessaires pour effectuer la mission (comme pour les projets d’interprétation sur site, la révision de documents sur site, etc.). Ces prestataires indépendants peuvent également avoir accès à des données personnelles dans les documents sources et de référence qui leur sont envoyés pour la traduction. Dans tous les cas, les prestataires indépendants seront soumis à des engagements de confidentialité les obligeant à garder ces informations confidentielles et à ne les utiliser que dans le cadre de leurs projets.

Tous les prestataires qui seront amenés à traiter des données personnelles de citoyens ou résidents européens devront signer un accord européen de protection des données ainsi que les clauses contractuelles standard de l’UE. Ces documents abordent les exigences fréquentes concernant les avis, le choix, le transfert ultérieur, l’accès, la sécurité, l’intégrité et l’application des données personnelles, relatives aux données personnelles.  Tout prestataire européen a le droit de mettre fin à sa relation commerciale avec TransPerfect et de demander la suppression de ses données personnelles. Toutefois, conformément à la loi en vigueur, TransPerfect continuera de maintenir ses archives commerciales de sorte que TransPerfect puisse accéder à ces informations et communications en cas de futures enquêtes juridiques ou réglementaires potentielles. Cette pratique est dans le meilleur intérêt des deux parties pour que les informations d’identification relatives à un sujet particulier soient accessibles, mais suffisamment discrètes, afin que TransPerfect ne contacte pas le prestataire accidentellement pour de futurs projets.

Choix – Les clients de TransPerfect ont le choix des données personnelles qui sont consultées, utilisées ou conservées. Afin de pouvoir traiter avec nos clients, il est nécessaire de conserver les coordonnées et les informations de facturation spécifiques, mais l’étendue des informations stockées peut toujours être discutée avec un représentant du service clientèle de TransPerfect. En outre, en cas de préoccupation spécifique au sujet des données personnelles dans les informations fournies pour traiter un projet de services linguistiques (comme les documents sources, de référence, etc.), nous recommandons de modifier ces informations avant de les envoyer à TransPerfect ou de discuter de solutions alternatives avec votre représentant du service clientèle de TransPerfect. D’autres mesures peuvent être prises, incluant l’anonymisation forcée des informations et la limitation des efforts de traduction uniquement pour désidentifier les données.

Afin de mieux répondre aux besoins de nos clients et de fournir des informations supplémentaires sur ses services, TransPerfect peut être occasionnellement amenée à envoyer des informations sur les services complémentaires qu’elle propose. Tout client ne souhaitant pas recevoir ces informations peut en informer son représentant du service clientèle ou contacter le responsable de la confidentialité de TransPerfect.
Les employés de TransPerfect peuvent choisir les informations qui seront partagées avec les autres employés, les sociétés affiliées et les tiers (tels que les clients). Ces informations ne seront fournies que sous réserve d’un consentement écrit par les employés et ne seront utilisées à aucune autre fin.

Accès et correction – Tout CVE individuel peut demander une copie des données personnelles que TransPerfect a recueillies auprès du responsable de la confidentialité de TransPerfect conformément à la loi en vigueur, et recevoir confirmation de la teneur des données personnelles concernant cette personne. En vertu de la loi en vigueur, ce CVE individuel a ensuite le droit de corriger, modifier ou supprimer toute information qui n’est pas exacte.

Pour ce faire, les clients peuvent contacter leur représentant du service clientèle ou le responsable de la confidentialité de TransPerfect.
Sauf si la loi l’exige ou lors d’un audit civil ou réglementaire, TransPerfect ne fournira pas ces données à un tiers sans le consentement du CVE.

Les prestataires peuvent pour cela contacter EDPA@transperfect.com, une adresse e-mail directement dédiée aux requêtes de ce type.

Les employés peuvent contacter le service des ressources humaines de TransPerfect ou le responsable de la confidentialité de TransPerfect.

Intégrité des données – TransPerfect s’engage à assurer que toutes les données conservées sont exactes, à jour et pertinentes pour l’utilisation envisagée par le CVE et prendra toutes les mesures nécessaires pour garantir que ces données demeurent exactes, complètes et actualisées. Ce processus est accompli au moyen d’un échange régulier d’e-mails et de correspondances écrites avec les CVE ; néanmoins, il est fortement recommandé aux CVE de contrôler régulièrement les informations fournies à TransPerfect, de se montrer proactifs pour demander l’accès à leurs données personnelles et d’informer TransPerfect de la nécessité éventuelle de corrections.

Sécurité des données – TransPerfect dispose de strictes procédures de sécurité physique et logique pour garantir la sécurité de tous les dossiers numériques et papier (la politique peut être envoyée aux clients sur demande écrite adressée au responsable de la confidentialité de TransPerfect). Ces dossiers ne sont accessibles que par le personnel approuvé. Tous les systèmes indispensables (par ex., serveurs) sont accessibles uniquement par un nombre limité d’employés autorisés. La sécurité des informations de TransPerfect est gérée en interne ; elle est régulièrement contrôlée pour assurer la conformité aux procédures de TransPerfect et aux normes recommandées de l’industrie.

Recours indépendants pour plaintes en matière de confidentialité et coordonnées

Conformément aux principes du bouclier de protection des données, TransPerfect s’engage à résoudre les plaintes concernant la collecte ou l’utilisation de vos informations personnelles. Pour exercer tous vos droits, poser vos questions ou déposer une réclamation, veuillez contacter :

Shigeru Watanabe
Responsable de la confidentialité des données
TransPerfect
+1 646.589.6779
privacy@transperfect.com
 

Vous pouvez transmettre votre plainte en remplissant un formulaire en ligne (cliquez ici)

TransPerfect s’engage à résoudre toutes les plaintes dans des délais raisonnables. Si vous ne recevez pas de notre part un accusé de réception de votre plainte dans les 45 jours suivant sa soumission, si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, ou si le fait de nous contacter ne résout pas votre plainte, et que vous êtes ressortissant de l’UE, vous pourrez demander à TransPerfect de transmettre les plaintes non résolues concernant le cadre de protection de la confidentialité des données au Conseil américain du commerce international (United States Council for International Business, USCIB), ou déposer directement une plainte devant le Conseil. L’USCIB est la filiale américaine de la Chambre internationale du commerce, du Comité consultatif économique et industriel de l’OCDE et de l’Organisation internationale des employeurs, et a convenu d’agir en tant que tierce partie de confiance au nom des autorités de protection des données de l’Union européenne (UE). Les informations sur la procédure à suivre pour déposer une plainte auprès de l’USCIB sont disponibles sur uscib.org. En dernier recours, les résidents de l’UE pourront demander réparation par le biais d’un arbitrage exécutoire. Les ressortissants de la Suisse pourront demander à TransPerfect de transmettre les plaintes non résolues concernant le cadre de protection de la confidentialité des données au Commissaire fédéral à la protection des données et à l’information (Federal Data Protection and Information Commissioner, FDPIC), qui sert d’organe de règlement extrajudiciaire des différends (Alternative Dispute Resolution, ADR), ou déposer directement une plainte auprès du Commissaire, conformément au cadre de protection de la confidentialité des données Suisse-États-Unis. Les services de ce processus vous sont proposés gratuitement.

Application 

TransPerfect s’engage à vérifier la conformité à sa politique de confidentialité au moins une fois par an et dans le cadre des mesures de révision annuelle et de conformité interne de TransPerfect. TransPerfect emploiera ses meilleurs efforts commerciaux pour garantir que la conformité à la présente politique de confidentialité soit maintenue et que la présente politique de confidentialité soit exacte, exhaustive et reste conforme à la loi en vigueur. Nous encourageons les CVE à signaler et discuter de tout problème ou toute préoccupation directement avec le responsable de la confidentialité de TransPerfect, qui traitera et résoudra les plaintes concernant l’utilisation des données et la non-conformité à notre politique de confidentialité. Tous les problèmes seront officiellement documentés dans le cadre de notre système de gestion de la qualité certifié ISO 9001.

TransPerfect s’engage à coopérer avec les autorités de protection des données de l’UE (Data Protection Authorities, DPA) ainsi qu’avec le FDPIC, et à se conformer aux recommandations émises par ces autorités en ce qui concerne les données des ressources humaines transférées de l’UE et/ou de la Suisse dans le cadre de la relation de travail.

TransPerfect propose des politiques et des formations concernant les points ci-dessous :

  • TransPerfect est soumise aux pouvoirs d’enquête et d’application de la Commission fédérale du commerce (Federal Trade Commission, FTC)
  • La possibilité, dans certaines conditions, pour l’individu d’invoquer l’arbitrage exécutoire
  • L’obligation pour votre organisation de divulguer des informations personnelles en réponse à des requêtes légales par des autorités publiques, notamment à des fins de sécurité nationale ou d’application de la loi
  • Responsabilité de TransPerfect dans les cas de transferts ultérieurs à des tiers

En ce qui concerne les plaintes relatives à notre politique de confidentialité qui ne peuvent pas être résolues par notre processus interne, nous nous engageons à suivre les procédures de résolution des conflits établies par les cadres de protection de la confidentialité des données.

 

Date d’entrée en vigueur : juin 2018

 

 

 
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